Eine Kündigung erfassen (Mietvertragsbeendigung)
Von der Kündigung über Auszug und Übergabe bis zur Kautionsabrechnung: der vollständige Prozess zur Beendigung eines Mietverhältnisses.
Die Mietvertragsbeendigung führt ein Mietverhältnis geordnet zu Ende. Die Kündigung wird als Schicht auf dem Mietvertrag erfasst – der Originalvertrag bleibt erhalten, der Verlauf wächst. EstateMate liest das Kündigungsschreiben automatisch aus und füllt Kündigungsart, Daten und Grund vor.
Der Prozess unterscheidet die Kündigungswege: Inhaltlich geprüft wird nur die Vermieterkündigung (z. B. Eigenbedarf). Bei einer Mieterkündigung oder einem Aufhebungsvertrag wird die Legal-Freigabe mit der Begründung „kein Legal-Review erforderlich" erteilt – der Zugangsnachweis gehört in beiden Fällen in die Akte.
Voraussetzungen
- Eine vermietete Einheit mit aktivem Mietvertrag
- Das Kündigungsschreiben als PDF, später Auszugsprotokoll und Kautionsabrechnung
- Für die Freigaben: ein Benutzer mit der Rolle Owner oder Asset Manager
- Schritt 1
Vorgang starten
Öffnen Sie Aktionen › Vorgangszentrale und klicken Sie auf Neuer Vorgang. Wählen Sie den Vorgangstyp Mietvertragsbeendigung und die vermietete Einheit. Die Vorgangsbezeichnung ist vorausgefüllt; setzen Sie ein Fälligkeitsdatum und klicken Sie auf Vorgang starten.
Stand: 12.06.2026 - Schritt 2
Kündigung erfassen
Öffnen Sie den Schritt Kündigung erfassen. Prüfen Sie die aus dem Kündigungsschreiben vorausgefüllten Werte – Kündigungsart (z. B. Mieterkündigung), Kündigungsdatum, Beendigungsdatum, Grund – und bestätigen Sie mit Erledigen. Die Kündigung wird als Schicht auf dem Mietvertrag erfasst.
Stand: 12.06.2026 - Schritt 3
Legal-Freigabe (Vermieterkündigung)
Der Schritt Legal-Freigabe sichert die rechtliche Prüfung der Kündigung ab. Er setzt den Zugangsnachweis (Einschreiben/Zustellurkunde) in der Checkliste voraus; erst dann kann ein berechtigter Benutzer mit Genehmigen freigeben. Inhaltlich nötig ist der Legal-Review nur bei einer Vermieterkündigung (Eigenbedarf, Verzug, Vertragsverletzung) – bei Mieterkündigung oder Aufhebungsvertrag vermerken Sie in der Begründung „kein Legal-Review erforderlich".
Stand: 12.06.2026 - Schritt 4
Kündigung freigeben
Laden Sie im Schritt Kündigung freigeben das Kündigungsschreiben hoch, falls noch nicht geschehen – es muss als Erfüllt markiert sein. Ein berechtigter Benutzer prüft und klickt Genehmigen.
Stand: 12.06.2026 - Schritt 5
Nebenkostenabrechnung durchführen
Führen Sie die Nebenkostenabrechnung für das laufende Abrechnungsjahr durch und bestätigen Sie den Schritt Nebenkostenabrechnung durchführen mit Erledigen.
Stand: 12.06.2026 - Schritt 6
Auszugstermin koordinieren
Stimmen Sie den Auszugstermin mit dem Mieter ab und bestätigen Sie den Schritt Auszugstermin koordinieren mit Erledigen.
Stand: 12.06.2026 - Schritt 7
Mängel dokumentieren
Dokumentieren Sie Mängel beim Auszug im Schritt Mängel dokumentieren: Laden Sie das Auszugsprotokoll hoch und bestätigen Sie mit Erledigen.
Stand: 12.06.2026 - Schritt 8
Schlüsselrückgabe dokumentieren
Dokumentieren Sie die Schlüsselrückgabe im Schritt Schlüsselrückgabe dokumentieren und bestätigen Sie mit Erledigen. Das Auszugsprotokoll deckt diesen Schritt mit ab.
Stand: 12.06.2026 - Schritt 9
Kaution abrechnen
Erstellen Sie die Kautionsabrechnung, laden Sie den Beleg im Schritt Kaution abrechnen hoch und bestätigen Sie mit Erledigen.
Stand: 12.06.2026 - Schritt 10
Versorgerummeldung veranlassen
Veranlassen Sie die Ummeldung der Versorger (Strom, Gas, Wasser) im Schritt Versorgerummeldung veranlassen und bestätigen Sie mit Erledigen – oder überspringen Sie den Schritt, wenn der Mieter das selbst übernimmt.
Stand: 12.06.2026 - Schritt 11
Instandsetzungsbedarf bewerten
Bewerten Sie im Schritt Instandsetzungsbedarf bewerten, ob die Einheit vor der Neuvermietung instand gesetzt werden muss, und bestätigen Sie mit Erledigen.
Stand: 12.06.2026 - Schritt 12
Mietvertrag deaktivieren
Deaktivieren Sie im Schritt Mietvertrag deaktivieren den Mietvertrag zum Beendigungsdatum und bestätigen Sie mit Erledigen.
Stand: 12.06.2026 - Schritt 13
Neuvermietung einleiten (optional)
Optional: Starten Sie im Schritt Neuvermietung einleiten mit Unterprozess starten direkt die Neuvermietung der frei werdenden Einheit. Wenn Sie nicht direkt neu vermieten, lassen Sie den Schritt einfach offen – für den Abschluss des Vorgangs ist er nicht erforderlich.
Stand: 12.06.2026 - Schritt 14
Vorgang abschließen
Klicken Sie auf Vorgang abschließen. Das Mietverhältnis ist beendet, die Einheit steht auf Leer, und der gesamte Verlauf bleibt am Mietvertrag dokumentiert.
Stand: 12.06.2026
Direkt neu vermieten
Der letzte Schritt Neuvermietung einleiten ist optional: Er startet direkt aus der Beendigung heraus einen neuen Neuvermietungs-Vorgang für die frei werdende Einheit. Wird er übersprungen, steht die Einheit nach Abschluss als Leer in der Mietliste.
Dieser Artikel beschreibt die Schritte im Produkt. Er ist keine Rechtsberatung – Kündigungsfristen und Formerfordernisse klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
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